Rozporządzenie EUDR (EU Deforestation Regulation, nr 2023/1115) zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa importujące i wprowadzające do obrotu na rynek UE wybrane towary (m.in. drewno, kakao, kawa, olej palmowy, soja, kauczuk, wołowina i produkty pochodne) muszą zarządzać swoimi łańcuchami dostaw. Celem jest zapewnienie, że produkty obecne na rynku europejskim nie przyczyniają się do wylesiania ani degradacji lasów.
Dla organizacji oznacza to konieczność zbudowania kompleksowego systemu due diligence (DDS) oraz pełnej transparentności łańcucha dostaw. Wdrożenie EUDR nie jest jednorazowym projektem, lecz procesem wymagającym odpowiedniego podejścia strategicznego, technologicznego i operacyjnego.
W artykule przedstawiamy praktyczny plan wdrożenia EUDR w organizacji – krok po kroku.
1. Zrozumienie wymagań regulacyjnych
Pierwszym krokiem jest dogłębne zapoznanie się z przepisami EUDR. Każda firma powinna jasno określić:
-
czy jej produkty znajdują się w załączniku I rozporządzenia,
-
czy pełni rolę operatora (wprowadzającego produkty po raz pierwszy na rynek UE) czy handlowca (dystrybutora w dalszym łańcuchu),
-
jakie obowiązki wynikają z jej roli.
Kluczowe jest też zrozumienie terminów:
-
30 grudnia 2025 r. – początek obowiązywania dla dużych i średnich przedsiębiorstw,
-
30 czerwca 2026 r. – termin dla mikro i małych przedsiębiorstw.
Już na tym etapie warto skorzystać z doradztwa specjalistów lub szkoleń, aby uniknąć błędnej interpretacji.
2. Mapowanie łańcucha dostaw
EUDR wymaga pełnej identyfikacji pochodzenia surowców i produktów. Dlatego organizacja powinna:
-
zidentyfikować wszystkich dostawców i poddostawców,
-
zebrać informacje o krajach pochodzenia surowców,
-
powiązać produkty z odpowiednimi kodami CN/HS,
-
określić, które transakcje podlegają regulacji.
To etap często najbardziej czasochłonny, zwłaszcza gdy łańcuch jest złożony i globalny. Warto od razu wdrożyć narzędzia cyfrowe, które pozwalają na systematyczne zbieranie i weryfikację danych.
3. Wymagania wobec dostawców
Aby spełnić EUDR, dostawcy muszą dostarczyć konkretne dane i oświadczenia, m.in.:
-
geolokalizację działek rolnych/leśnych, z których pochodzi surowiec,
-
informacje o zgodności z prawem kraju produkcji,
-
dokumenty potwierdzające legalność pozyskania.
Organizacja powinna przygotować formularze komunikacyjne i procedury współpracy z dostawcami, uwzględniając różnice kulturowe, językowe i prawne. Niezwykle ważne jest też edukowanie dostawców – wielu z nich po raz pierwszy spotka się z tak szczegółowymi wymogami.
4. Budowa systemu Due Diligence (DDS)
Zgodnie z art. 8–10 rozporządzenia, system DDS musi obejmować trzy filary:
-
Zbieranie informacji – dane o produkcie, dostawcy, pochodzeniu, geolokalizacji.
-
Ocena ryzyka – analiza prawdopodobieństwa, że produkt pochodzi z terenów wylesionych lub z nielegalnych źródeł.
-
Środki łagodzące – działania obniżające ryzyko, np. audyty u dostawców, dodatkowe certyfikaty, satelitarna weryfikacja źródeł.
Taki system powinien być udokumentowany, powtarzalny i możliwy do przedstawienia organom nadzoru.
5. Analiza ryzyka i jego kategoryzacja
Każda firma musi formalnie ocenić ryzyko w łańcuchu dostaw. Pod uwagę bierze się m.in.:
-
kraj pochodzenia (niski, średni lub wysoki poziom ryzyka),
-
poziom przejrzystości dostawcy,
-
historię zgodności i wcześniejsze naruszenia,
-
możliwość niezależnej weryfikacji danych.
Dla wysokiego ryzyka konieczne są działania korygujące. Przykładem może być wdrożenie satellitarnej analizy geolokalizacji, korzystanie z narzędzi takich jak EU Earth Observation lub Reporting Assistant, albo przeprowadzanie audytów u kluczowych dostawców.
6. Integracja z systemami IT i automatyzacja
Ze względu na skalę wymogów i ilość danych, manualne podejście szybko staje się niewydajne. Dlatego organizacje coraz częściej korzystają z platform compliance, takich jak Reporting Assistant od Green Reporting, które umożliwiają:
-
centralne gromadzenie danych od dostawców,
-
generowanie i składanie deklaracji DDS w systemie TRACES,
-
śledzenie statusu i kompletności dokumentacji,
-
automatyzację przypomnień i komunikacji z dostawcami.
Technologia staje się tu niezbędnym elementem – bez niej utrzymanie zgodności w dłuższej perspektywie jest niemal niemożliwe.
7. Procedury wewnętrzne i szkolenia
Wdrożenie EUDR nie dotyczy wyłącznie działu zakupów czy compliance – angażuje również logistykę, handel, prawnika wewnętrznego i zarząd. Niezbędne są:
-
opracowanie polityki EUDR w organizacji,
-
przypisanie odpowiedzialności w ramach RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed),
-
cykliczne szkolenia dla zespołów operacyjnych i zarządczych,
-
włączenie EUDR do procedur zakupowych i kontraktowych.
8. Monitorowanie, audyty i raportowanie
EUDR wymaga nie tylko jednorazowego wdrożenia, ale też ciągłego monitoringu. Organizacje muszą być gotowe na:
-
przechowywanie dokumentacji przez 5 lat,
-
kontrole organów nadzorczych w państwach członkowskich,
-
okresowe aktualizacje ryzyka i weryfikację dostawców,
-
raportowanie w TRACES dla każdej transakcji podlegającej EUDR.
Regularne audyty wewnętrzne i zewnętrzne pomagają utrzymać wysoki poziom zgodności i przygotować organizację na kontrole.
9. Komunikacja i transparentność wobec klientów
EUDR to również okazja biznesowa. Firmy, które skutecznie wdrożą systemy due diligence, mogą wykorzystać to jako przewagę konkurencyjną:
-
budować zaufanie klientów dzięki transparentności,
-
pokazywać odpowiedzialność środowiskową,
-
pozyskiwać kontrakty z partnerami, którzy wymagają zgodności z ESG.
10. Roadmapa wdrożenia – od czego zacząć?
Podsumowując, organizacje powinny przejść przez następujące etapy:
-
Analiza regulacyjna – zrozumienie wymagań.
-
Mapowanie łańcucha dostaw – identyfikacja produktów i dostawców.
-
Komunikacja z dostawcami – pozyskanie danych i oświadczeń.
-
Budowa DDS – procedury, narzędzia, dokumentacja.
-
Ocena ryzyka – kategoryzacja i działania naprawcze.
-
Wdrożenie IT – automatyzacja procesów.
-
Szkolenia i procedury wewnętrzne.
-
Monitorowanie i audyty.
-
Raportowanie w TRACES.
-
Komunikacja i ESG storytelling wobec klientów i inwestorów.
Podsumowanie
Wdrożenie EUDR to duże wyzwanie, ale też szansa na zbudowanie przewagi konkurencyjnej w globalnym handlu. Firmy, które odpowiednio wcześnie rozpoczną przygotowania, zyskają czas na przetestowanie procesów, edukację dostawców i wdrożenie systemów IT.
Kluczem do sukcesu jest połączenie wiedzy regulacyjnej, narzędzi cyfrowych i skutecznego zarządzania zmianą wewnątrz organizacji.
Green Reporting wspiera przedsiębiorstwa w tym procesie, dostarczając rozwiązania technologiczne i eksperckie, które upraszczają EUDR Compliance i pozwalają firmom skoncentrować się na biznesie.
👉 Czy Twoja organizacja jest gotowa na EUDR? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc w efektywnym wdrożeniu.
